L'Arxiu de l'ETSEIB

Mitjançant la fusió de les càtedres tècniques i científiques que la Cambra de Comerç de Barcelona va anar creant des del 1769 , l'Escola Tècnica Superior d'Enginyeria Industrial de Barcelona va néixer el 1851. Altres escoles van ser creades al mateix temps a Sevilla, Vergara i Madrid. L'única Escola d'Enginyeria Industrial que ha treballat de manera ininterrompuda des de 1851 fins als nostres dies ha estat l'ETSEIB.

La primera ubicació física de l'ETSEIB va ser un edifici religiós, el convent de St. Sebastià. A causa de la manca de finançament oficial suficient, inicialment, l'Escola va comptar amb el suport i la subvenció de la societat, industrials i patrons de la ciutat, ja que les seves indústries necessitaven i estaven molt interessats en els graduats de nova generació de l'Escola. Van començar també a promoure les donacions i beques a estudiants estrangers. En aquest moment els estudiants no pagaven pels seus estudis, aquesta era la manera de cobrir una part important dels costos dels estudis.

Abans de ser traslladada a la ubicació actual, al 1964, l'Escola es va traslladar a altres dos llocs diferents dins de la ciutat de Barcelona. Durant els moviments de l'Escola fins a l’edifici de la Diagonal, la majoria de la documentació va ser severament danyada, potser perquè no es considerava important. L'arxiu de documents es diposita en el soterrani, en un espai mal condicionat.

L'arxiu de l'Escola conté documentació des del 1851.Els documents del segle XIX i primers anys del segle XX van ser escrits a mà, en papers especials, amb tinta. Avui es troben en un estat de mala conservació, en alguns dels casos amb prou feines es poden llegir. Aquesta és una part important la nostra història que, per desgràcia, és difícil de gestionar, consultar i mantenir en condicions adequades.

Imatges: estat de la documentació abans d'intervenir

Aquest arxiu forma part de l'arxiu de la Universitat Politècnica de Catalunya. Té una superfície de 193 metres m2, i conté documentació sobre totes les àrees de l'administració d'aquesta escola: acadèmica, econòmica, personal, ...

El 2004 es va iniciar un procés de revisió ja que alguns científics demanaven de consultar-lo , i en aquell moment no estava preparat per trobar i treballar amb la documentació allí dipositada.

Al 2008 la UPC va promoure una convocatòria per finançar projectes lligats a la planificació estratègica de les Unitats Bàsiques. L’ETSEIB va aprofitat aquella oportunitat per presentar un projecte per organitzar l'arxiu: condicionar els espais, netejar i reparar els papers, classificar-los i arxivar-los adequadament. Amb un petit pressupost es va començar a preparar el nostre arxiu per al segle XXI.

Al principi es va fer una avaluació global de la situació: dels locals, de les àrees que el composarien, del tipus de documents, la seva neteja, la conservació, la classificació, l‘arxiu i especialment el suport informàtic que permetria la seva localització. Tot això es va concretar en el Projecte de Gestió Integrada de l'Arxiu Històric de l'ETSEIB. El projecte inclou:

1. Millorar les condicions ambientals, d'infraestructura dels quatre espais estructurals per emmagatzemar arxius.
2. Instal•lació d'un espai de treball per a 2 o 3 persones: instal•lació de llum, de mobles, de connexió de xarxa,
3. Inventari: la descripció del contingut dels antecedents
4. Catalogació de documentació.
5. Pla de redistribució de la documentació, revisió, neteja i classificació.
6. Preparació dels espais per a rebre la documentació en el futur i instal•lació dels primeres compactes.
7. Moviment intern de documentació en risc de destrucció
8. Registrar aquesta informació i introducció de la informació corresponent a la base de dades de la UPC.
9. Netejar, instal•lar aquesta documentació en les unitats d'arxiu, etiquetatge i col•locació en els compactes.

Imatge: Carpetes velles i noves

Durant dos anys es va avançar en aquest procés. S'ha completat i està accessible per a ser consultada tota la documentació del segle XIX, arribant fins 1951.

Però una Escola de cent seixanta anys d'edat té un munt d'història, documents, informació, màquines ... Hi ha molta feina a fer i per molt de temps. Fins que es disposi d’una base de dades que contingui tota la informació sobre el material dipositat a l’arxiu, s’haurà de seguir treballant per tal de completar el nostre projecte en el futur. Actualment estem treballant en les àrees següents:

1. Pla Director: que defineix els objectius generals del projecte, gestió de base de dades i faciliti l'accés des de l’exterior.
2. Protocol de l'arxiu ETSEIB: es tracta d'un recull d'informació sobre el lloc, els diferents tipus de documents i les àrees que el composen.
3. Sistema de gestió documental de l'Arxiu: aquest document conté informació per al personal que treballa a l'ETSEIB, de la documentació que s’ha de conservar i com (fotocòpia, original, ...), del sistema d’integració a l'arxiu i de quina informació s’ha d'introduir en la base de dades per localitzar-la en el futur.
4. Procediments i Manuals: accessibilitat, confidencialitat, manipulació dels documents, manteniment, etc. de tot el material dipositat a l’arxiu.

Durant el curs 2010-2011, malgrat no disposar dels recursos econòmics necessaris per a un desenvolupament complet del projecte, ateses les dificultats econòmiques en què la Universitat està immersa, s’ha decidit continuar amb el projecte. L’arxiu és un dels eixos en el què l’ETSEIB ha apostat fortament en el Projecte Biennal de Planificació estratègica que es va dur a terme durant els anys 2009 i 2010, iniciada el 2008. A continuació es detallen alguns exemples de les actuacions que s’han dut a terme en el subfons de l’ETSEIB en aquests darrers anys.

1. En referència al tractament aplicat a la documentació amb què s’ha anat treballant durant aquests anys:
• Neteja dels documents.
• Desinfectat part de la documentació afectada per un brot fúngic.
• Eliminació de tot els elements metàl•lics: grapes i clips; com també de les gomes elàstiques i plàstics.
• Els documents i expedients que calia conservar conjuntament dins de les pròpies carpetes d’expedient han estat agrupats mitjançant classificadors diferents.
• Substitució de les carpetes originals deteriorades per altres carpetes de nou format.
• Conservació dels documents en unitats d’instal•lació normalitzades i numerades.
• Catalogació dels documents: provisionalment aquest catàleg s’està integrant en un full de càlcul seguint una plantilla definida per aquesta tasca. Posteriorment serà bolcat a la base de dades de l’Arxiu de la UPC.
• Creació de fitxes de sèrie amb informació sobre el contingut, l’organització, i el tractament documental realitzat o pendent de realitzar.

2. En referència al tractament documental, és a dir, a la revisió, catalogació, neteja, encapsament, etc. d’expedients, durant aquests anys s’ha assolit el resultat següent:

3. D’altra banda, i pel què fa a la gestió de la documentació amb què s’ha treballat durant aquests anys, cal comentar que de totes aquestes series documentals s’ha elaborat un manual per a cadascuna que reuneix els criteris que cal seguir així com l’explicació del procediment de revisió dels expedients per tal que la incorporació d’informació a la base de dades i el tractament general dels expedients sigui el mateix i no depengui del personal que duu a terme aquestes tasques.

4. En referència a les millores físiques per a la conservació dels expedients, s’ha iniciat un projecte que té per objectiu adquirir armaris compactes que ocupin tot l’espai destinat per al subfons. D’aquesta manera, durant l’any 2010 es va dur a terme la instal•lació de la primera part, que ocupa pràcticament el 50% de l’espai total del subfons, i que comportà la retirada del mobiliari antic i el condicionament dels espais alliberats.
En aquests armaris compactes que permetran mantenir el material en condicions adients d’aïllament i humitat, s’hi ha instal•lat la documentació més antiga, un cop ha estat netejada i restaurada (en el que és possible) i que necessita estar més protegida per tal d’evitar-ne la seva total destrucció i facilitar-ne la consulta a qui n’estigui interessat.

A més, també s’han fet actuacions específiques a parets malmeses amb humitats acumulades al llarg dels anys, aplicant pintura antihumitat. Per fer-ne el seguiment es disposa d’un aparell, per a mesurar la humitat i la temperatura del subfons.

5. Per tal de millorar la conservació dels expedients, durant l’últim any s’ha iniciat un sistema de neteja més eficient: s’eliminen els bacteris i fongs a partir de l’aplicació d’una dissolució d’aigua destil•lada i alcohol isopropílic.

6. Finalment, s’han realitzat un seguit de tasques paral•leles, com són:

• Inici del procés de formació del personal de diferents àrees/ departaments.
• Revisió dels objectius inicials del projecte de millora del subfons.
• Integració i implementació dels serveis en línea del subfons a la pàgina web de l’ETSEIB.

En les imatges es pot veure, el procés que s’ha seguit des del principi, les condicions dels diversos locals que integren l'arxiu, els mobles de fusta, el sistema de classificació arxivística molt simple, els centres de treball dels becaris i així successivament. en la ubicació original de l’arxiu. Fins arribar al resultat assolit durant aquest curs: nova il•luminació, armaris compactes, material arxivat en caixes i espais adients, llocs de treball i consulta de documents en millors condicions d’instal•lació, accessibilitat a la xarxa informàtica, etc. Queda molta feina per fer, el projecte ha de continuar però actualment l’Arxiu de l’ETSEIB ja és un fons documental consultable i accessible en condicions.